Obciążenie pracownika przejazdem taksówką a kasa rejestrująca

Z pytaniem do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która zawarła z korporacją taksówkarską umowę na obsługę przejazdów służbowych dla swoich pracowników. W ramach takiej usługi, korporacja taksówkarska świadczy usługi taksówkarskie na rzecz Spółki, za które obciąża Spółkę należnym wynagrodzeniem. Jednocześnie, Spółka przewidziała, że w sytuacji gdy pracownik nie skorzystał z przejazdu wybraną przez Spółkę korporacją taksówkarską, pracownik jest zobowiązany uzyskać od takiego innego przewoźnika fakturę wystawioną na Spółkę. Spółka odlicza VAT naliczony z faktur za usługi taksówkarskie.

Nie można jednak wykluczyć przypadków, w których faktury wystawione na Spółkę dokumentują prywatne przejazdy pracowników niezwiązane z wykonywaniem obowiązków pracowniczych. W celu identyfikacji takich przypadków Spółka wdrożyła wewnętrzną procedurę weryfikacyjną, w ramach której identyfikowane są przejazdy taksówkarskie pracowników, niezwiązane z działalnością Spółki (przejazdy prywatne pracowników), na które Spółka otrzymała faktury i odliczyła VAT naliczony. Po uregulowaniu należności wynikającej z faktury wystawionej w takim przypadku przez taksówkarza, Spółka obciąża poszczególnych pracowników kosztami prywatnych przejazdów taksówkami. Spółka nie ma obowiązku stosowania i nie stosuje kas rejestrujących. Nie rozpoczęła również ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej towarów/usług dokonywanej na rzecz swoich pracowników.

Spółka zadała następujące pytania:
 

• czy obciążenie pracownika kosztami prywatnego przejazdu taksówką podlegało opodatkowaniu VAT?
• w jaki sposób należało udokumentować dla celów VAT czynność polegającą na obciążeniu pracowników kosztami prywatnych przejazdów taksówkami?
• czy czynność ta powinna zostać przez Spółkę zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej?

Zdaniem Spółki, obciążenie pracownika kosztami prywatnego przejazdu taksówką podlegało opodatkowaniu VAT. Spółka działała w takim przypadku we własnym imieniu i na rzecz swoich pracowników, a zatem nabyła i wyświadczyła pracownikowi usługę taksówkarską. Spółka powinna udokumentować takie obciążenie fakturą VAT wystawioną na rzecz pracownika, jeżeli zgłosił on takie żądanie. Spółka nie miała jednocześnie obowiązku zaewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej czynności polegającej na obciążeniu pracowników kosztami prywatnych przejazdów taksówkami.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał stanowisko Spółki za prawidłowe. Organ podatkowy powołał się na treść art. 8 ust. 2a ustawy, który wprowadza zasadę, że w przypadku gdy podmiot „pośredniczy”, pomiędzy podmiotem faktycznie świadczącym usługę, a jej odbiorcą, przyjmuje się, że podmiot ten działa tak jakby sam wcześniej nabył taką usługę, a następnie ją wyświadczył, co sprawia, że opodatkowaniu podlegają wszystkie etapy w świadczeniu usług, łącznie z tym, w którym nie wykonuje się czynności faktycznych.

Wspomniana „fikcja prawna”, wynikająca z art. 8 ust. 2a, znajduje zastosowanie w sytuacji, gdy dany podmiot pośredniczący w rzeczywistości nie jest konsumentem ostatecznym usługi, a jedynie przyjmuje się wtedy założenie, że taką usługę nabył od podmiotu świadczącego, a następnie sam ją wyświadczył na rzecz osoby trzeciej. W związku z treścią ww. przepisu czynności wykonywane przez Spółkę na rzecz pracownika należy uznać za odpłatne świadczenie usług w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy. Usług tę należy udokumentować fakturą VAT, jeśli pracownik zgłosił Spółce takie żądanie, zgodnie z art. 106 ust. 4 ustawy o VAT.

Z kolei kwestie dotyczące m.in. zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji w latach 2013-2014, ustawodawca uregulował rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2012 r., poz. 1382).

Stosownie do § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2014 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

W części II załącznika do ww. rozporządzenia „sprzedaż dotycząca szczególnych czynności”, w pozycji 33 załącznika wskazano dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali.

Natomiast § 7 ust. 4 rozporządzenia stanowi, że w przypadku podatników, którzy przed dniem 1 stycznia 2013 r. rozpoczęli ewidencjonowanie czynności wymienionych w poz. 33, 34, 39 lub 40 załącznika do rozporządzenia, zwolnienia, o którym mowa w § 2 ust. 1, w zakresie tych czynności ewidencjonowanych, nie stosuje się.

Powyżej wskazane zwolnienie określone w poz. 33 załącznika do rozporządzenia są zwolnieniami przedmiotowymi, tj. dotyczącymi niektórych czynności wykonywanych przez podatnika.

Ponadto, zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2 powołanego rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2014 r. podatników, u których kwota obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, jeżeli kwota obrotu z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20.000 zł.

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 3, nie stosuje się w przypadku podatników, którzy przed dniem 1 stycznia 2013 r. przestali spełniać warunki do zwolnień, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (§ 7 ust. 6 ww. rozporządzenia).

Strona przed dniem 1 stycznia 2012 r. nie ewidencjonowała żadnych czynności za pomocą kasy rejestrującej, w tym również sprzedaży usług na rzecz pracowników. Zatem usługi, jakie Spółka świadczyła na rzecz własnych pracowników objęte są zwolnieniem z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej, zgodnie z poz. 33 załącznika rozporządzenia z dnia 29 listopada 2012 r. Tym samym sprzedaż przez Spółkę usług na rzecz własnych pracowników, nie podlega obowiązkowi ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej do dnia 31 grudnia 2014 r. na podstawie § 2 ust. 1 w związku z poz. 33 załącznika do rozporządzenia.

Oprac.: Wojciech Zajączkowski